Medarbejderstamdata: hvad, hvorfor og hvordan

Hvorfor stamdata skal være samlet ét sted

Når oplysningerne ligger i et regneark, en mappe og en mailtråd, bliver de hurtigt forældede. Telefonnummeret er det gamle, nødkontakten mangler, og ingen ved, hvem der er nærmeste leder for den nye på lageret. Samlet ét sted er der én version - og det er den, alle bruger.

Hvem opdaterer stamdata?

Det meste opdateres af en administrator: stilling, ansættelse, afdeling og leder. Men nogle oplysninger kender medarbejderen bedst selv - fx telefonnummer og nødkontakt. Med selvbetjening retter medarbejderen dem selv fra mobilen, og så er de opdaterede, uden at nogen skal huske at spørge.

GDPR: gem kun det nødvendige

Persondataforordningen kræver, at I kun behandler de oplysninger, der er nødvendige til formålet, og at I ikke gemmer dem længere end nødvendigt (dataminimering og opbevaringsbegrænsning). For stamdata betyder det i praksis:

• Gem ikke oplysninger "for en sikkerheds skyld" - fx religion, helbred eller fagforeningsforhold
• Begræns adgangen: ikke alle kolleger skal kunne se alt
• Slet eller arkivér oplysningerne, når I ikke længere har brug for dem efter en fratrædelse
• Fortæl medarbejderne, hvilke oplysninger I har om dem, og hvorfor

Sådan ser et medarbejderkort ud i Personalemester

Hver medarbejder har ét kort med stamdata, feriesaldo, nødkontakt og det udstyr, de har. Administratoren kan rette det hele. Lederen ser kortene for sine egne medarbejdere, og medarbejderen ser sit eget. Nødkontakten kan kun ses af medarbejderen selv og administratoren. Personalemester gemmer ingen diagnoser eller årsager til sygdom.